Як перевірити поставку аксесуарів для огорожі перед видачею їх екіпам?

Перед видачею аксесуарів для огорожі екіпам порівняйте підтвердження замовлення, документ, прикріплений до поставки, і фізичний вміст посилок. Перевірте окремо варіант, одиницю та кількість повних позицій. Запишіть результат при конкретному замовленні, коли опакування будуть розділені між будівлями. Таке приймання ще не вирішує технічної відповідності кожного елемента проекту, але дозволяє виявити різницю між тим, що замовлено, і тим, що фактично прибуло.

У малий компанії контроль можна провести на одній сторінці або в простому аркуші. Важливо, щоб відносилася до поточної версії замовлення, а не до пам’яті людини, яка розпаковує поставку. Пониже описуємо практичний внутрішній обіг, який можна адаптувати до власної роботи. Це не офіційна процедура рекламації постачальника або інструкція оцінки пошкоджень конструкцій.

Найкраще призначити одну особу, яка закриє запис приймання і передасть результат екіпам. Дякуючи цьому кожна наступна особа користується тим самим, перевіреним набором.

Встановіть, який документ є точкою відліку

Почніть з остаточного підтвердження замовлення. Робочий список потреб, перший кошик і остаточна специфікація можуть відрізнятися, коли по дорозі змінили колір, варіант або кількість. Позначте номер замовлення, дату підтвердження і особу, яка прийняла останню зміну. Якщо ви не впевнені, яка версія діє, поясніть це перед відмічанням поставки.

Потім покладіть поруч документ, прикріплений до посилки або переданий електронно. Він може містити назви позицій, символи, одиниці та кількості, але сама відповідність двох документів ще не доводить вміст коробки. Третім джерелом інформації є тільки те, що ви бачите після відкриття і підрахунку опакувань. Ці три рівні записуйте в окремих колонках.

Якщо поставка охоплює кілька замовлень або кілька посилок, призначте кожну посилку до відповідного документу, коли почнете розділяти частини. Номер на етикетці перевезення, опис опакування або внутрішнє позначення компанії може допомогти, але не замінює контролю вмісту. Не змішуйте елементи з різних посилок тільки тому, що вони виглядають подібно.

Порівнюйте позиції за символом і варіантом

У категорії об’ємів Ogromet є різні варіанти функцій і фінішування. Тому позиція „об’єми зелені” є занадто загальною для чесного приймання. При кожній позиції перевірте назву або символ продукту, тип кріплення і вказаний варіант. Якщо етикетка посилки не вирішує, що всередині, позначте позицію для перевірки замість того, щоб відповідати на око.

Символ з підтвердження замовлення порівняйте з символом на опакуванні і на документі поставки. Подібна торгова назва не обов’язково означає ту саму версію. Запишіть повний код, якщо він доступний, і різницю, якщо документи використовують інші позначення. Лише після пояснення можна призначити вміст до відповідної позиції складу.

Не переносьте параметри з однієї карти продукту на всі інші. Приклад об’єми універсальної розширеної вказує вміст конкретного комплекту і варіант відстані для вибору. При прийманні цього продукту можна порівняти посилку з цією картою, але інший модель потребує власного опису. Не вносіть ціну або поточний стан складу з карти в протокол приймання як постійну властивість продукту.

Узгодніть одиницю, звітність перед підрахунком кількості

„Штука”, „комплект” і „опакування” можуть означати різні одиниці. У таблиці введіть одиницю з підтвердження замовлення і спосіб упаковки реальної поставки. Потім порахуйте, скільки повних позицій цього типу у вас є. Сама кількість мішків, об’ємів або болтів не відповідає на питання, чи приїхала замовлена кількість комплектів.

При наборі об’ємів перевірте вміст за описом цього моделю. Якщо комплект має частини, упаковані окремо, об’єднайте їх з відповідною позицією і запишіть спосіб рахування. Не припускаються, що вільний елемент з іншого опакування є відповідним доповненням. Коли невідомо, чи чогось не вистачає, введіть „вміст для підтвердження”, а не автоматично „повна поставка”.

Корисно рахувати в двох кроках: спочатку повні закриті опакування, потім опакування відкриті або невизначені. Дякуючи цьому результат можна пізніше відтворити. Якщо опакування пошкоджене, зробіть фото його позначення і вмісту перед переупаковкою. Це ще не встановлює причини розбіжності; це тільки запис стану під час власного приймання.

Запишіть результат у одній таблиці

Проста карта приймання має показувати, звідки походить кожна кількість. Не сумуйте різні варіанти в одній колонці тільки тому, що вони потрапляють на ту саму будівлю. Кожна позиція має можна зв’язати з документом і з фізичним опакуванням.

Поле	Що записати
Замовлення	Номер і версія підтвердження
Товар	Повна назва, артикул і варіант
Одиниця	Штука, комплект або упаковка згідно з документом
Замовлено	Кількість з остаточного підтвердження
У документі доставки	Кількість і одиниця, зазначені постачальником
Фактично отримано	Кількість порахованих повних позицій
Результат перевірки	Відповідає, є розбіжність або потребує уточнення
Підтвердження	Номер посилки, фото або маркування етикетки

Приклад організаційного: підтвердження замінює дванадцять комплектів одного варіанту, документ поставки також дванадцять, а в посилці можна однозначно визначити одинадцять повних комплектів і один відкритий набір. Запишіть одинадцять підтверджених і один для пояснення, замість того, щоб відразу визнати дванадцять як відповідні. Це гіпотетичний приклад способу запису, не опис поставки Ogromet.

Розділіть несумісність документів від невизначеності при рахуванні

Різниця може виникнути між замовленням і документом поставки, між документом і реальною вмістом або тільки в способі названня одиниці. Запишіть, де вона виникла. Таке розрізняє пізніше пояснення: постачальник не має вгадувати, чи запитуєте ви про зміну замовлення, фізичний брак або опис опакування.

Позицію невизначену відкладіть у відзначений місце і не видаляйте її екіпі як підтверджений комплект. Не змішуйте її з товаром, який пораховано без сумнівів. Якщо потрібно звітувати розбіжність, надішліть номер замовлення, точну позицію, три порівняні числа і читабельні фото. Поточний канал зв’язку Ogromet знайдіть на сторінці зв’язку. Умови звітування і подальше поводження перевірте в документах, що стосуються конкретного замовлення; цей список їх не замінює.

Тільки потім розділіть частини між реалізаціями

Коли приймання закрито, передайте підтверджені кількості до власної розписки реалізації. Як підготувати запит на кілька ділянок, описує порадник про списку аксесуарів для огорожі. Пізніші резервування, видачі і повернення екіпам мають інший мета; порядок їх описує стаття про видачі аксесуарів кільком екіпам. Не вносіть у доступний запас позицій, вміст яких не підтверджено.

Перед передачею посилок позначте їх номером реалізації і позицією з карти приймання. Зберігайте зв’язок з оригінальною етикеткою або документом. Якщо частина поставки має залишитися на складі, запишіть її окремо від кількості, призначеної екіпам. Дякуючи цьому на наступній будівлі не потрібно знову вгадувати, що містить неописане коробка.

Якщо приймання виявило, що для планованої огорожі потрібні інші кількості, поверніться до розписки і перевірте конфігурацію. Відкрийте калькулятор Ogromet як допомогу при плануванні необхідних аксесуарів. Сам результат калькулятора не замінює фізичного перерахунку поставки або підтвердження відповідності варіанту конкретній огорожі.